Como conduzir projetos de mudança

Dez regras básicas para planejar e acompanhar transformações
internas

Quantas vezes cada um de nós já se deparou em nossas empresas com
projetos que visavam mudanças internas que vão desde a melhoria de algum
processo simples até a mais complexa mudança cultural? Quantos desses
projetos foram alardeados enfaticamente, prometendo mundos e fundos ?
Quantos deles trouxeram esperanças ou dúvidas? Será que eu vou ser
promovido(a) com a mudança? Ou demitido(a)? E ainda, quantos desses
projetos ao seu final acabaram tendo resultados pífios ou mesmo não tendo
resultado – foram perdendo força e acabaram parando?
O que se percebe no mundo corporativo é que existe muita iniciativa, muita
movimentação que, infelizmente, resulta em pouca “acabativa”. É certo que a
gestão de projetos de mudança é complexa pois muitos fatores, inclusive
externos e incontroláveis como aspectos macroeconômicos, por exemplo,
podem afetar o seu desenrolar. No entanto, é ainda mais certo que esses
projetos de mudança serão cada vez mais comuns e necessários em nossos
tempos e que a adoção de regras básicas – que vão desde o desenvolvimento
de uma visão, passando pela comunicação adequada e a disponibilização de
recursos e indo aos cuidados políticos – podem ajudar os líderes em sua
implementação eficaz. Vamos ver algumas delas:

1 - Desenvolva objetivos e estratégias claras. É a base para tudo relacionado à
implementação (em realidade não só para a implementação mas também para
a estruturação do processo de mudança em questão). Deve-se saber
claramente o que se quer e as linhas mestras para obtê-lo. Assim os líderes do
projeto podem manter o direcionamento e o foco além de alinhar a
comunicação. Ao mesmo tempo, objetivos e estratégias devem ser flexíveis o
suficiente para acomodar mudanças e revisões.

2 - Obtenha o comprometimento e alinhamento de longo prazo da direção da
empresa. É fundamental para o sucesso da implementação que o corpo
diretivo da empresa (conselho de administração, acionistas, presidente,
diretores) sinta-se confortável com a mudança. Um importante componente
desta “ Zona de Conforto” é a direção da empresa sentir que suas
preocupações serão ouvidas durante o projeto e que, de alguma forma, suas
vozes podem influenciar o curso da implementação. Para isso é importante
criar mecanismos ágeis de comunicação e tomada de decisão como um
“Comitê Diretivo” do projeto que se reúna com certa regularidade, por exemplo.

3 - Comunique eficazmente e sempre. Existem várias formas de comunicar a
mudança com relação à abrangência de pessoas ou profundidade da
mensagem. Uma maneira seria que todos na empresa soubessem de tudo o
tempo inteiro. Porém, o projeto poderia se tornar muito moroso e complexo de
manejar. O outro extremo, que seria comunicar o mínimo para o menor público
possível, poderia ganhar em agilidade, mas perderia em comprometimento, só
para citar um exemplo. O mais importante é ter em mente as várias formas de
comunicar e suas implicações e, com isso, definir uma estratégia de
comunicação consistente. A regularidade da comunicação também é
fundamental. Ela deve ser constante, mesmo que repetitiva.

4 - Utilize o melhor time para a implementação. Uma força fundamental para a
mudança são seus agentes. São essas pessoas que efetivamente
implementam as mudanças, que negociam as áreas de desconforto do dia-adia e que garantem se a mudança vai pegar ou não.

5 - Estabeleça mecanismos para revisar (e mudar) o processo de
implementação. O processo de implementação precisa ser flexível –
obviamente sem perder o foco e comprometer os objetivos da mudança. Muitas
coisas são descobertas apenas durante a implementação e precisam ser
consideradas.

6 - Seja agressivo no cronograma e cumpra-o. Um cronograma de
implementação agressivo, porém factível, mantém o moral e o interesse das
pessoas envolvidas no processo. Fornece, também o suporte político ao dar a
impressão de ser uma prioridade para a empresa, e às vezes é mesmo. Como
vemos, isso só traz vantagens e, portanto, deve ser seguido com rigor.

7 - Não se esqueça dos detalhes. Às vezes atentamos mais para os passos na
implementação de uma forma macro, principalmente nos projetos mais
complexos. E aí nos esquecemos vários detalhes que compõem cada passo de
implementação: prazos, condicionantes, barreiras, dentre outras.

8 - Procure obter os ganhos rápidos (Early Wins). Mesmo durante a
implementação é importante já obter resultados palpáveis da mudança. Sejam
reduções de custo, alavancagem de vendas, melhoria percebida de processos,
não importa: quanto mais rápido o projeto alcançar resultados, melhor. Assim,
ele demonstra a que veio, politicamente dá apoio aos que o sustentam e, ao
mesmo tempo, minimiza possíveis forças contrárias à mudança.

9 - Impregne a mudança na cultura da empresa. Garanta sua sustentabilidade
a longo prazo. Os projetos de mudança, em geral, são estressantes e, muitas
vezes, dolorosos. Ao final deles muitas pessoas (em todos os níveis) gostariam
de se afastar do tema e focar seus esforços em novas iniciativas. Para garantir
que não haja um abandono geral com a conclusão do projeto e a mudança seja
esquecida, algumas medidas podem ser tomadas durante a implantação: a
definição de políticas, procedimentos, sistemas de controles. Além disso, o
treinamento deve ser utilizado como forma de comunicação. Sim, a
comunicação nunca termina.

10 - Desafie o processo com respeito aos seus objetivos todo o tempo. O “quê”
é o objetivo da mudança e não o “como”. O objetivo final do projeto de
mudança é a melhoria, a otimização de algo ou a mudança de paradigmas. No
entanto, muitas vezes nos deixamos levar pelo processo de execução,
principalmente nos mais complexos. Aí corremos o risco de perder o rumo. Por
isso, os líderes do projeto de mudança devem se perguntar a todo instante:
isso tudo faz realmente sentido para nós?